ÇALIŞAN GİZLİLİK TAAHHÜTNAMESİ
Taraflar
İşbu Gizlilik Sözleşmesi (“Sözleşme”), bir tarafta merkezi Merkez Mah. Büyükdere Cad. Hür Han Apt. No:15-1/5 Şişli/İstanbul adresinde mukim Veri Sorumlusu Fikirli Yeminli Mali Müşavirlik Limited Şirketi (“Fikirli” veya “Şirket”) ile ………………………………. adresinde mukim ………………………….T.C. Kimlik Numaralı ……………………………….. (“Çalışan”) arasında tanzim ve imza edilmiştir.
Şirket nezdinde yürüttüğüm görev kapsamında; mükelleflere ait her türlü bilgi ve belgeye,
finansal kayıtlara, ticari sır niteliğindeki verilere, kişisel verilere ve özel nitelikli kişisel verilere, Şirket iç işleyişine, iş süreçlerine ve kullanılan yazılımlara erişim sağlayabileceğimin bilincinde olduğumu kabul ederim.
Bu kapsamda;
Amaç
Bu Sözleşme’nin konusu, Şirket faaliyetleri kapsamında ve bunlarla bağlantılı olarak işlenen, saklanan, vakıf olunan, aktarılan, her türlü Gizli Bilgi’nin ve Kişisel Veri’nin korunması, Şirket’in bilgi güvenliğinin sağlanması, Şirket’e ait tüm bilgilerin gizliliğinin sağlanması ve korunmasına ilişkin hüküm ve şartların düzenlenmesidir.
Gizlilik Yükümlülüğü
Görev süresince ve iş akdi sona ermesinden sonra, Şirkete ve mükelleflere ait gizli bilgileri üçüncü kişilerle paylaşmayacağını, bu bilgileri kendi menfaatine kullanmayacağını,
yetkisi dışında çoğaltmayacağını, kopyalamayacağını ve şirket dışına çıkarmayacağını,
elektronik ortamda bulunan verileri izinsiz aktarmayacağını kabul ve taahhüt edecektir.
Tanımlar
Gizli Bilgi: Sayılanlarla sınırlı olmaksızın, Şirket’in, yazılı, sözlü, görsel veya elektronik formatta veya erişim sağlamak suretiyle veya sair şekillerde; projeleri, şartnameleri ve sözleşmeleri, teknik şartnameleri, teklife çağrı belgeleri, faaliyetleri, projeksiyon ve tahminleri, planları, iş fırsatları, pazarlama, satış ve iş modelleri, iş politikaları ve süreleri, iş stratejileri ve planları, inovasyon strateji ve fikirleri, stratejik ortaklıklar ve ortaklara ilişkin bilgiler, rekabet avantajı sağlayan bilgiler, , tedarikçilere ilişkin bilgiler, satın alma bilgileri; personel özlük, ücret, prim, kariyer, kişilik ve yetkinlik bilgileri; faaliyet performans verileri, bilgisayar programları ve veri tabanı teknolojileri, bilgisayar sistemleri, teknik alt-yapısı, ticari kayıtları, müşteri bilgileri, maliyet bilgileri, kar bilgileri, ciro bilgileri, satış bilgileri, ürünleri, hizmetleri, hizmet bilgileri, ürün bilgileri, ürün geliştirme bilgileri, ödeme bilgileri, hesap bilgileri, banka bilgileri, finansal modelleri, simülasyonları, personel bilgileri, çalışma ve hizmet bilgileri, fiyatlandırma bilgileri, maaş politika ve düzeyleri, işletim yöntemleri, fikirleri, buluşları, markaları, logoları, patentleri, endüstriyel tasarım konusu bilgileri, tasarım hakları, yazılımları, kaynak kodları, fikri ve sınai mülkiyet hakları, tasarım hakları, know-how bilgisi, ticari sırları, teknik prosesleri, formülleri, tasarıları, lisans ve izinleri, çizimleri, tertipleri, modelleri, pazar fırsatları; iştiraklerine, ana şirketine, yavru şirketlerine veya üçüncü kişilere ait bilgiler; Şirket ya da onun namına üçüncü bir tarafça hazırlanmış raporlar veya veriler, uygulamalar, yazılım ve uygulama kodları, güvenlik ayarları, şifreler ve benzeri her türlü bilgi de dahil olmak ancak bunlarla sınırlı olmamak üzere, her türlü ticari, mali, hukuki veya teknik nitelikte Şirket’in ifşa ettiği veya edeceği her türlü bilgiyi ve bunların kopyalarını ifade eder. Gizli bilgilerin elektronik ortamda veya fiziksel ortamda olması hukuki statüsünü değiştirmez. Gizli bilgiler tek başlarına veya birlikte oluşturacakları diğer belgelere eklenirse veya yansıtılırsa, söz konusu diğer belgeler dahi işbu Sözleşme hükümlerine göre Gizli Bilgi olarak kabul edilecektir.
Kişisel Veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgiyi ifade eder ve işbu Sözleşme kapsamında ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık kıyafet, dernek vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkumiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik veriler olarak tanımlanan özel nitelikli kişisel verileri de kapsar. İşbu Sözleşme kapsamında Kişisel Veri, Şirket çalışanı, çalışan adayı, danışman, denetmen, müşteri, hissedar/ortak, tedarikçi çalışanı, tedarikçi yetkilisi, ürün veya hizmet alan kişi, veli, vasi, temsilci, ziyaretçi ve benzeri kişi veya kişi gruplarına ait ve Şirket ve ilgili iş ortakları ve paydaşlarıyla bağlantılı tüm kişisel verileri kapsar.
Çalışanın Yükümlülükleri
Çalışan, Şirket’in Gizlilik ve Kişisel Verilerin Korunması Politikası, Kişisel Verilerin Saklanması ve İmhası Politikası, Bilgi Güvenliği Politikası ve tüm bu politikaların eklerinde (E-Posta, Şifre, Anti-Virüs, İnternet Erişim ve Kullanım, Sunucu Güvenlik, Ağ Cihazları Güvenlik, Ağ Yönetimi Politikası, Uzaktan Erişim, Kablosuz İletişim, Yazılım ve Donanım Envanteri Oluşturma, İş Sürekliliği, Kimlik Doğrulama ve Yetkilendirme, Veri Tabanı Güvenlik, Değişim Yönetimi, Bilgi Sistemleri Yedekleme, Mobil Cihaz, Güvenli İmha, Temiz Masa ve Temiz Ekran, Taşınabilir Ortam Yönetimi, Bilgi Transferi Politikası gibi) yer alan her türlü kural, talimat, prosedür, süreç, yönetmelik, yönerge, bilgilendirme, teknik ve idari tedbir ile sektörel mevzuat ve regülasyonlardan kaynaklanan bütün yükümlülüklere uyacağını, bu belgelerin, politikaların ve regülasyonların işbu Sözleşme’nin ayrılmaz bir parçası olduğunu, bu belge, politika ve regülasyonlardaki her türlü güncellemeyi ve değişikliği takip edeceğini ve gereğini yerine getireceğini, uygulanabilir tüm hukuki düzenlemelere ve gerekliliklerine riayet edeceğini kabul, beyan ve taahhüt eder.
Çalışan, her türlü Gizli Bilgi’yi, Kişisel Veri’yi, “bilme gereği” ve “kullanma gereği” ilkelerine uygun olarak, gerekli teknik ve idari güvenlik tedbirlerini alarak kullanacağını ve aktaracağını, şirketin parola kullanımı, yetkilendirme ve erişim, donanım ve yazılım güvenliği, fikri mülkiyet haklarının kullanımı, Kişisel Veriler’in işlenmesi ve aktarılması kurallarına uyacağını, tüm iş süreçlerinde gerekli özeni göstereceğini, dürüstlük kuralına uygun şekilde ve Şirket’in menfaatlerini gözeterek görevlerini yerine getireceğini, herhangi bir veri veya bilginin bütünlüğünü bozmayacağını, kullanılabilirliğini engellemeyeceğini veya bu şekilde bir netice doğuracak bir eylemde bulunmayacağını kabul, beyan ve taahhüt eder.
Çalışan, Şirket’e ait tüm bilişim sistemlerini, ağ ortamını, mobil cihazları, donanımı veya yazılımı, Gizli Bilgi’yi veya Kişisel Veri’yi sadece iş amacıyla kullanacak ve Şirket tarafından belirlenen amaçlarla ve izin verilen kişi gruplarıyla paylaşacaktır. Çalışan, kendisine teslim edilmiş veya erişim yetkisi verilmiş bilgileri ve verileri, sadece görevi ile ilgili işler için kullanacağını, eriştiği sistemleri, altyapıları, donanımları, yazılımları ve bilgileri, yetkisi içinde ya da yetkisini aşarak kendisine veya bir başkasına menfaat veya çıkar sağlamak amacıyla kullanmayacağını kabul, beyan ve taahhüt eder.
Çalışan, Şirket’in faaliyetleri kapsamında eriştiği, işlediği veya vakıf olduğu Gizli Bilgiler’in veya Kişisel Veriler’in hukuka aykırı işlenmemesi, hukuka aykırı erişilmemesi ve gerekli ortamlarda muhafazası için uygun güvenlik tedbirlerini almak, ihmali davranışlardan kaçınmak ve bu doğrultuda Şirket tarafından alınan tedbirlere ve Şirket’in talimatlarına uyumakla yükümlüdür.
Çalışan, her türlü Gizli Bilgi’nin veya Kişisel Veriler’in işlenmesi, aktarılması veya korunmasına ilişkin tespit ettiği, rast geldiği veya bir şekilde vakıf olduğu riskleri, kusurları, uygunsuzlukları, ihlalleri, bilgi varlıklarının çalınması, kaybolması ya da kırılması durumlarını, siber saldırıları, yazılım ya da donanım arızalarını, fiziksel güvenlik sorunlarını, erişim ihlallerini, usulüne uygun olmayan bilgi güvenliği süreçlerini, bilginin gizlilik, bütünlük, erişilebilirlik beklentilerindeki ihlalleri, yetkisi olmadığı halde kendisinden Gizli Bilgiler’i veya Kişisel Veriler’i talep eden kişileri ve benzeri şüpheli durumları, söz konusu bilgi ya da veri kendi görev alanında olsun veya olmasın derhal ilgili birim yöneticisine bildirmek ve ilgili birim tarafından gerekli işlem yapılıncaya kadar riskleri, kusurları, uygunsuzlukları ve ihlalleri önlemek için gerekli tüm önlemleri almak zorundadır.
Çalışanın, tüm iş süreçlerinde gizlilik esasına göre hareket etmesi esastır. Çalışan, Şirket’in açık izni olmaksızın özellikle internet ortamında ve sosyal medya platformlarında Gizli Bilgiler’i, her türlü Kişisel Verileri, Şirket’in ve iş ilişkisi içerisinde olduğu iş ortaklarının çalışma alanlarına, çalışanlarına, toplantı ve etkinliklerine ilişkin bilgileri, fotoğrafları, içerikleri veya belgeleri paylaşması yasaktır.
Çalışan, Şirket’in ürün ve hizmetlerini, benzerlerini ve rakiplerini oluşturacak veya başkalarının oluşturmasına sebep olacak şekilde kullanmaktan imtina edecektir.
Çalışan, kendisine tahsis edilen veya erişimine izin verilen her türlü sistemi, bilgiyi, veriyi, donanım veya yazılımları, Şirket’in bilgisi ve onayı olmadan Şirket yerleşkelerinin veya ağının dışına çıkarmayacağını, Şirket, yerleşke veya ağlarında Şirket’in ilgili bilişim departmanı tarafından özel olarak izin verilmemiş donanım veya yazılımları kullanmayacağını ve fiziki olarak da bunları Şirket, yerleşkelerinde veya ağında bulundurmayacağını kabul, beyan ve taahhüt eder.
Çalışan, Şirket tarafından tahsis edilen bilgisayar, tablet, telefon, taşınabilir medya gibi cihazları sadece göreve yönelik, kurumsal faaliyetler için kullanmakla yükümlüdür. Bu cihazlarda Şirket’in bilgisi dışında hiçbir mekanik ya da yazılımsal yapılandırma değişikliği yapamaz. Çalışan, bilişim sistemlerini ve cihazlarını, virüs, kötü niyetli yazılım ve korsan saldırılara karşı korumak için oluşturulmuş güvenlik kurallarına uyacağını, hiçbir şekilde bu kuralları aşmaya çalışmayacağını, güvensiz ağlara bağlanmayacağını, Gizli Bilgiler’in ve Kişisel Veriler’in en üst düzeyde korunması için alınması gereken idari ve teknik tedbiri alacağını kabul, beyan ve taahhüt eder.
Çalışan, 5651 sayılı Kanun gereği tutulması gereken kayıtlara ilave olarak, Şirket tarafından uygun görülen diğer sistemlerin (örneğin, veri kaybı önleme yazılımı), uygulamaların, kullanıcı işlemlerinin, bilgi sistem ağındaki verilerin ve veri akışının iz kayıtlarının Şirketin ilgili politikaları, hukuki ve idari süreçlere kaynak teşkil etmesi ve sistemlerin güvenli bir şekilde işletilmesi amacıyla tutulabileceğini kabul eder. Çalışan, Şirket tarafından bilgi güvenliği politikasının icrası, denetlenmesi, işlem güvenliğinin sağlanması, suçla mücadele edilmesi, hukuka aykırı kullanımın önlenmesi, Şirket’in ticari menfaatlerinin korunması, bilgi güvenliği ihlallerinin tespiti, adli veya idari makamların hukuka uygun taleplerinin yerine getirilmesi başta olmak üzere iş sürekliliğinin gerektirdiği tüm durumlarda her türlü bilişim sisteminin, cihazın, altyapının incelenebileceği, araştırılabileceği, inceleme yapılması için iş ortaklarına veya teknik danışmanlara aktarılabileceğini, kabul, beyan ve taahhüt eder. Çalışan, Şirket’in Gizli Bilgiler’i veya Kişisel Veriler’i içeren tüm faaliyetleri ve ortamları izleme ve denetleme hakkı olduğunu kabul, beyan ve taahhüt eder.
Gizli Bilgiler’in veya Kişisel Veriler’in yasal düzenlemeler gereğince veya mahkeme kararları, idari veya düzenleyici makamların talepleri gereğince ilgili merci ve makamlara açıklanması gerektiği hallerde Çalışan, bu durumu derhal ve herhangi bir açıklama yapmadan önce yazılı olarak Şirket’e bildirecektir. Çalışan, ölçülülük ilkesine riayet ederek, ancak yasal talebin veya ilgili talep uyarınca gerektiği kadarını, sadece açıklama yapılması gereken merci veya makamlara açıklayacaktır.
Şirket Gizli Bilgiler’i veya Kişisel Veriler’i hangi hukuki esasa göre kullanıyor olursa olsun, bunları kullanma yetkisi veya mülkiyeti münhasıran Şirket’e ait olsun veya olmasın, Çalışan, bu bilgilerin sözlü, yazılı veya dijital herhangi bir formatta veya herhangi bir araçla yetki dışı açıklanması, işlenmesi, aktarılması veya dolaylı olarak bu şekilde nitelendirilebilecek her türlü fiilden kaçınacaktır.
Çalışan, bilgi sistemlerinde kullanılan/yer alan programları, verileri veya diğer unsurları hukuka aykırı olarak ele geçirme, değiştirme, silme girişiminde bulunamaz ve bunları nakledemez veya çoğaltamaz.
Çalışan, Şirket tarafından kendisine verilen e-posta adresini, sadece Şirket tarafından belirlenen amaçlarla ve kapsamda kullanacaktır. Çalışan, şahsi amaçlarla hesap oluşturması gerektiği durumlarda, Şirket e-eposta adresini kullanmaktan imtina edecek ve kişisel amaçlar için Şirket e-posta adresini kullanmayacaktır.
Çalışan’ın sosyal medyayı veya benzeri platformları kullanması kendi özgürlük alanındadır ve bu tür paylaşımların, hukuki, cezai, idari ve mali sonuçları Çalışan’ın üzerinedir. Çalışanın, sosyal medya profilinde açıkça Şirket’te çalıştığını belirtmesi ve bu bilgiyi İnternet ortamında erişilebilir kılması durumunda veya paylaşım yapılan içerikte açıkça Şirketin, ticari işletmesinin veya markasının veya iş yerinin herhangi bir yeri kısmen de olsa yer alıyorsa veya görüntülenebiliyorsa, çalışanın paylaşımlarının Şirket’e atfedilmesi veya Şirket’in görüşlerini veya politikalarını temsil ettiği izlenimi doğurabileceği için bu tür hesaplarda daha özenli davranması, Şirket itibarına halel getirecek durumlardan kaçınması, Çalışan’ın, bu doğrultuda etik kurallara riayet etmesi ve özenli davranması beklenmektedir.
Çalışan, işbu Sözleşme’nin ihlal edilmesinin tüm hukuki, cezai, idari ve mali sorumluluğu kabul eder.
Fikri Mülkiyet
Çalışan, iş gereği veya kişisel kullanım için de olsa; mülkiyeti mahfuz veya Şirket içinde geliştirilmiş yazılımların yetkisiz ve yazılı onaysız kopyasının alınmasının, Şirket dışından temin edilmiş yazılımların, erişim hakkı olsa dahi, bilişim ortamlarına yetkisiz ve yazılı onaysız yüklenmesinin ve standart olarak belirlenenlerin dışında bir yazılımı yetkisiz ve yazılı onaysız kullanmanın, Şirket politikalarının ihlali anlamına geldiğini kabul, beyan ve taahhüt eder.
Çalışan, Şirket mülkiyetinde olan, kiralama, lisanslanma ya da benzeri yollarla edinilmiş bulunan donanım, yazılım, sürüm, yenileme vb. bilgi, belge, malzeme ve dokümanları lisans sözleşmelerine ve Şirket kurallarına uygun olarak kullanacağımı, aksi takdirde Şirket’in ve lisans sağlayan şirketlerin maruz kaldığı ve kalacağı tüm zararları ödemeyeceğini kabul, beyan ve taahhüt eder.
Süre
Çalışan, iş akdinin herhangi bir sebeple sona ermesi durumunda veya görevinde değişiklik olması durumunda kendisine teslim edilen veya erişimine sunulan her türlü bilgi veya belgeyi iade etmek ve tüm bu iade süreci eksiksiz olarak tamamlandıktan sonra, eğer ki kendisine ait cihazlarda, aygıtlarda, sistemlerde bu verilerin kopyası varsa onları da silmek, gerektiği durumlarda imha etmekle yükümlüdür.
Çalışan, işbu Sözleşme’de sayılan ve sayılmayan Gizli Bilgiler’i ve ilgili kişilere ait Kişisel Veriler’i, ayrıca bu Şirket’te edindiği bütün bilgileri, iş akdi sona erdikten sonra da gizli tutacağını, sır olarak saklayacağını, hiç kimseye açıklamayacağını veya bu neticeye yol açacak bir eylemde bulunmayacağını, aksi davranışı halinde aleyhine bütün hukuki yollara başvurulacağını bildiğini kabul, beyan ve taahhüt eder.
Tazminat
Gizlilik yükümlülüğü, Şirket için, çalışma koşullarının esaslı unsurlarından biri olup Çalışan, işbu Sözleşme altında belirlenen yükümlülükleri yerine getirebilecek kapasitede olduğunu taahhüt eder. İşbu Gizlilik Sözleşmesi’nin ihlali, Çalışan’ın iş sözleşmesinin esaslı unsurlarına ilişkin bir hususta işvereni yanılttığı ve ayrıca işverenin sırlarının doğruluk ve bağlılığa uygun olmayacak şekilde ortaya atıldığı anlamlarına gelmekte olup, Çalışan, işbu Sözleşme’yi ihlal etmesi durumunda, iş sözleşmesinin haklı nedenle feshedilebileceğini; ayrıca bu maddede sayılan beyan ve taahhütlere aykırı davranması halinde Şirket’in oluşabilecek tüm zararlarını ödeyeceğini, Şirket adına kesilen idari para cezalarını karşılayacağını, bunlara ek olarak ihlalin tespit edildiği dönemdeki brüt maaşının 2 katını cezai şart olarak derhal Şirket’e ödeyeceğini kabul, beyan ve taahhüt eder.
Çalışan, iş akdi süresince ve iş akdi hangi sebeple sona ermiş olursa olsun, işbu Sözleşme hükümlerinin ihlali sebebiyle ortaya çıkacak ihtilaflarda, Şirket’e gerekli bilgi ve belgeyi derhâl vereceğini ve her türlü anlamlı işbirliğini herhangi bir ücret veya ödeme talep etmeksizin yerine getireceğini kabul, beyan ve taahhüt eder.
Diğer Hükümler
Çalışan’ın, Gizli Bilgi veya Kişisel Veri niteliğindeki bilgilerin işlenmesi veya aktarılması, fikri mülkiyet haklarının kullanılması yönelik herhangi bir tereddüt yaşaması veya şüpheli bir işlem görmesi durumunda ilgili yöneticisini bilgilendirmek ve açık onayını almak zorundadır.
Şirket’in, işbu Sözleşme tahtındaki haklarından herhangi birini kullanmayı geciktirmesi ve/veya kullanmaması, bu haklardan feragat ettiği anlamına gelmeyecektir.
Çalışan, işbu Sözleşme’yi veya Sözleşme kapsamındaki herhangi bir hak ve yükümlülüğünü hiçbir şekilde devir veya temlik edemez.
İşbu Sözleşme sebebiyle doğabilecek her türlü uyuşmazlıkta Şirket tarafından tutulan her türlü elektronik veya fiziki kayıt ve belge muteber, bağlayıcı, münhasır ve kesin delil teşkil eder. Çalışan, bu maddenin 6100 sayılı Hukuk Muhakemeleri Kanunu anlamında delil sözleşmesi niteliğinde olduğunu, kabul, beyan ve taahhüt eder.
İşbu Sözleşme, taraflarca Sözleşme konusuyla ilgili daha önce yapılmış yazılı ve sözlü tüm sözleşmelerin yerine geçer. İşbu Sözleşme’de yapılacak her türlü değişiklik yazılı olarak yapılıp taraflarca imzalanmadıkça geçerli olmayacaktır.
Uygulanacak Hukuk ve Yetkili Mahkeme
İşbu Sözleşme ve Sözleşmeyle ilgili doğrudan veya dolaylı olarak doğan her türlü ihtilaf ve hukuki uyuşmazlık için, ihtilaf ve/veya uyuşmazlığa neden olan verinin, bilginin, hizmetin, nerede bulunduğuna veya barındırıldığına bakılmaksızın, Türk Hukuku uygulanacaktır.
İşbu Sözleşmenin tarafları arasında yorumlanması ve uygulanmasından doğacak her türlü ihtilaf halinde İstanbul (Çağlayan) Mahkemeleri ve İcra Daireleri yetkilidir.
ÇALIŞAN
Ad – Soyad :
T.C. Kimlik No :
Görevi :
Tarih :
İmza :