ÇALIŞAN İŞTEN AYRILMA PROSEDÜRÜ

  1. Mail Adresinin Kapatılması ve Üçüncü Kişilere Bildirim

Öncelikle, Çalışan’ın şirket adına üçüncü kişilerle iletişim halinde olduğu bütün hesapları kapatılması gerekmektedir. Çalışanın işten ayrıldığına veya mailin artık kullanılmayacağına dair, kişinin iletişim halinde olduğu müşteriler ve üçüncü kişilere bilgilendirme maili atılması önerilmektedir.

  1. Erişim Yetkilerinin Kaldırılması

Şirketin, iç yazışmalarının yapıldığı ve şirketin ticari sır ve bilgilerinin, şirket çalışanlarının, müşterilerin veya üçüncü kişilerinin kişisel verilerinin bulunduğu veritabanlarına erişiminin engellenmesi gerekmektedir.

  1. Teslim Tesellüm Tutanağı

Şirket tarafından çalışana tahsis edilen bilgisayar, telefon, tablet, araba ve benzeri araçların iadesi sağlanarak içindeki tüm şahsi bilgilerin ve kişisel verilerin silinmesi, cihazların fabrika ayarlarına geri döndürülmesi gerekmektedir.

  1. Referans Onay Formu

Referans onay formu imzalamayan Çalışanlara hiçbir koşulda referans olunmaması gerektiği hususu tüm ilgili referans olacak kişilerle paylaşılmalıdır. Aksi halde Şirketin sorumluluk kabul etmeyeceği hususu bu ilgililere bildirilmelidir.

  1. Saklama ve İmha Politikasına Uymak Suretiyle İmhaların Gerçekleştirilmesi

İşten ayrılan çalışanın ilişiği tamamen kesildikten sonra kişisel verilerinin saklama ve imha politikasına uymak suretiyle imhaların gerçekleştirilmesi gerekmektedir. Bu imha politikası oluşturulurken çalışanın, şirkete açabileceği davalar göz önünde bulundurularak dava zamanaşımı süresi boyunca özlük dosyası içindeki belgelerin saklanması ancak bunun dışında dava süresince işe yaramayacak kişisel verilerinin imhası gerekmektedir.

Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi hakkında yönetmelik uyarınca; kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi ve anonim hale getirilmesiyle ilgili yapılan bütün işlemler kayıt altına alınır ve söz konusu kayıtlar, diğer hukuki yükümlülükler hariç olmak üzere en az beş yıl süreyle saklanır.